11/17/2011 Column – Koreatown Daily
얼마 전부터 다시 이민국에서 노동 집약적인 비지니스를 영위하는 사업장을 불시에 방문하여 종업원의 고용이 합법적인지를 확인한다 고한다. 대개의 감사 등은 미리 조심하면 감사 대상에서 제외될 수 있는 경우가 있으나 이런 불시 방문에 의한 감사는 감사 자체를 피할 수 있는 방법은 그리 크지 않고 다만 현장 감사에서 수행되는 몇 가지를 잘 구비해 놓으면 될듯하다.
그중 가장 준비에 소흘한 Form I-9와 아울러 혼돈하기 쉬운 Form W-4에 관하여 알아보자.
인사담당자가 채용을 결정하게 되면 바로 작성을 해야 하는 서류 중에 법적인 근거로서 반드시 갖추어야할 서류가 바로 Form I-9와 W-4가 필수적이다. I-9이란 미 이민국의 노동 자격 확인서(Employment Eligibility Verification)를 말하며, W-4는 미국 국세청 IRS의 직원 원천징수 허용증명서 (Employee’s Withholding Allowance Certificate)를 의미한다.
직원 채용에 대한 미 정부 기관의 절차는 이민국이 Form I-9를 통해 일할 수 있는 신분의 사람들만을 고용주가 채용하고 있는지 감독하며, 연방 국세청(IRS)는 연방 세금보고와 사회 보장국에 사회보장 세금 징수액을 개인별로 통보함에 있어 소셜번호가 정확한지를 확인하고, 사회보장국은 소셜번호에 일할 수 있는 신분 여부와 세금보고 외의 다른 정보가 있기 때문에 직원 채용과 밀접한 관계가 있다.
Form I-9는 세부분으로 나누어지는데, Section1은 채용된 직원이 본인의 이름, 주소, 소셜번호, 그리고, 시민권자, 영주권자, 혹은 합법적으로 일할 수 있는 신분임을 기재하고 서명하는 부분이다.
Section2는 고용주가 작성하는 부분으로 직원 본인의 신분과 노동자격을 확인하는 부분이다.
마지막으로 Section3은 고용주가 직원의 노동자격을 재확인하거나 새로운 정보를 기재하기위하여 사용한다. I-9중에서 고용주입자에서 가장 중요한 부분은 Section2로, 직원 본인의 신분과 노동 자격을 한 번에 보여주는 ‘List A’서류를 확인하고 발급관청, 서류번호, 만기일 등을 기재한다.
‘List A’서류를 확인하기 어려운 경우 본인 신분만을 보여주는 ‘List B’서류와 노동 자격을 보여주는 ‘List C’서류를 각각 확인하고 발급 관청, 서류번호, 만기일 등을 기재하여야한다.
‘List A,B,C’에 해당하는 각각의 서류는 Form I-9 뒷면에 자세히 소개되어있으며 이 양식은 이민국 웹사이트 (http://www.uscis.gov/i-9)에서 다우로드 받아 사용할 수 있다.
I-9와 관련하여 고용주가 주의해야 할 사실은 정해진 규정보다 더 많은 자료를 요구하게 되면 채용되는 종업원으로부터 고용차별이나 과다서류요구로 책임을 질수도 있다는 것이다.. 예를 들어 많은 고용주들이 특정 서류, 특히 운전 면허증이나 소셜카드를 요구하게 되는데, 아마도 서류의 진위 여부를 판단하기 쉽기 때문일것이다. 그러나, 다른 서류로도 노동 자격 확인이 가능한데 이러한 특정 서류 요구만을 강요한다면 이것 또한 과다문서 요구에 해당될 수 있으므로 주의해야한다.
민복기 CPA
Partner, UCMK, LLP
